Technologie als Wettbewerbsvorteil: 6 Schritte für Ihren erfolgreichen Digitalisierungsprozess

Ein erfolgreicher Digitalisierungsprozess ist entscheidend für Unternehmen, um sich an die Anforderungen der digitalen Ära anzupassen und Wettbewerbsvorteile zu erlangen.

Digitalisierung beinhaltet die Umwandlung von analogen Prozessen und Informationen in digitale Formate und den Einsatz von Technologien, um Geschäftsabläufe zu optimieren und Kundeninteraktionen zu verbessern. In dieser schnelllebigen und technologiegetriebenen Welt ist eine erfolgreiche Digitalisierung für Unternehmen unerlässlich, um flexibel, effizient und innovativ zu bleiben.

In diesem Blogbeitrag gehen wir detailliert darauf ein, wie Du diesen Prozess stufenweise und klar nachvollziehbar umsetzen kannst. Wichtig ist, dass kein Unternehmen über Nacht digitalisiert wurde. Im Gegenteil, es handelt sich um einen Marathon. Lass dich nicht entmutigen, wann die ersten Anläufe vielleicht nicht direkt den gewünschten Erfolg bringen. Ein erfolgreicher Digitalisierungsprozess braucht Zeit. Warum? Das erklären wir direkt zu Beginn des Beitrages. Nur soviel vorab: Der Weg ist das Ziel.

Der Weg ist das Ziel

Um eine erfolgreiche Automatisierung zu gewährleisten, ist es wichtig, die Mitarbeiter*innen in den Prozess mit einzubeziehen. Studien ergaben, dass Arbeitnehmer*innen neuen Technologien gegenüber generell offen sind. Der digitale Wandel eines Unternehmens kann aber unter Umständen auch zu ausschlaggebenden Veränderungen führen, vor denen sich die Mitarbeiter*innen fürchten könnten. Einige Arbeitnehmer*innen werden skeptisch, entwickeln Ängste und sind sich nicht sicher, ob sie mit den tiefgreifenden Veränderungen umgehen können. Für das Unternehmen könnten diese Zweifel eine große Herausforderung darstellen. Damit die Digitalisierung erfolgreich wird, muss diese Problematik beim Transformationsprozess berücksichtigt und den Angestellten ihre Bedenken und Ängste genommen werden.

Hier sind einige Wege, wie Unternehmen durch Digitalisierung transformiert werden können:

1. Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben können Unternehmen ihre Effizienz erheblich steigern, wodurch Mitarbeiter mehr Zeit für komplexere und wertschöpfendere Aufgaben haben.
2. Datenbasierte Entscheidungen: Big Data und Analytics ermöglichen es Unternehmen, wertvolle Erkenntnisse aus ihren Daten zu gewinnen, die zu fundierten Entscheidungen führen können.
3. Personalisierte Kundenerfahrung: Mit digitalen Technologien können Unternehmen ein besseres Verständnis ihrer Kunden gewinnen und personalisierte Erlebnisse schaffen, die die Kundenzufriedenheit und -bindung erhöhen.
4. Neue Geschäftsmodelle: Die Digitalisierung eröffnet Unternehmen neue Geschäftsmodelle, wie z.B. Plattform-basierte Dienstleistungen oder die Monetarisierung von Daten.
5. Agilität und Skalierbarkeit: Cloud-Technologien ermöglichen es Unternehmen, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren und ihre Dienstleistungen nach Bedarf zu skalieren.
6. Verbesserung der Produktentwicklung: Durch den Einsatz von Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen können Unternehmen den Produktentwicklungsprozess verbessern und innovative Produkte und Dienstleistungen auf den Markt bringen.
7. Remote Arbeit: Die Digitalisierung ermöglicht es den Mitarbeitern, von überall aus zu arbeiten, was die Produktivität steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen kann.
8. Nachhaltigkeit: Digitale Technologien können dazu beitragen, den Energieverbrauch zu reduzieren und nachhaltige Geschäftspraktiken zu fördern.

Digitalisierungsprozesse in Unternehmen verankern

Bei der Digitalisierung wird nicht nur das Unternehmen umstrukturiert, auch die Mitarbeiter*innen müssen dabei zum Umdenken bewegt werden. Damit dieser Prozess reibungslos ablaufen kann, ist es wichtig, alle Veränderungen im Unternehmen gemeinsam mit den Angestellten zu planen und sie miteinander durchzuführen. Um die Mitarbeiter*innen davon zu überzeugen, dass die Veränderungen auch für sie positiv sind, gibt es ein paar Dinge, die getan werden können. Mit unserem Punkteplan werden die Arbeitnehmer zum Umdenken bewegt und sie nehmen eine positive Haltung den Veränderungen gegenüber ein.

• Zeigen Sie den Mitarbeitern*innen auf, welche konkreten Vorteile die Digitalisierung mit sich bringt. Dabei ist es wichtig, nicht nur die Vorteile zu nennen, die das Unternehmen durch die neue Technologie gewinnt. Machen Sie den Angestellten klar, dass auch ihre Arbeitsabläufe damit vereinfacht werden. Erklären Sie ihnen, dass sie auch ihr eigenes Potenzial noch besser entfalten können, wenn sie etwas Neues dazu lernen.

• Informieren Sie die Mitarbeiter*innen, mit welchen konkreten Mitteln sie auf die Umstrukturierung vorbereitet und anschließend weitergebildet werden. Bieten Sie Fortbildungen, Schulungen oder Workshops an und was genau werden die Mitarbeiter*innen dort lernen? Bereiten Sie sie intensiv darauf vor und die Mitarbeiter*innen können sich selbst vom Vorteil der neuen Technologie überzeugen.

• Fördern Sie das Vertrauen ihrer Mitarbeiter*innen und ermutigen sie auch mal ein Feedback zu geben. Gehen sie taktvoll mit ihren Ängsten und Sorgen um und geben ihnen stets ein offenes Ohr. Fühlen die Mitarbeiter*innen Verständnis, bauen sich ihre Ängste ab und sie reagieren positiver auf die neuen Veränderungen. Sorgen Sie auch dafür, dass ihre Mitarbeiter*innen regelmäßig über die Entwicklungen auf dem neuesten Stand gehalten werden. Das schafft Vertrauen und Ihre Mitarbeiter*innen fühlen sich nicht vor vollendete Tatsachen gestellt.

• Benutzen Sie klare und unmissverständliche Worte. Bei dem Thema Digitalisierung kommen meist neue Fachwörter ins Spiel, mit denen die Mitarbeiter*innen erst einmal nichts anfangen können. Das kann zu Verwirrungen führen und die Angestellten fühlen sich schnell überfordert. Versuchen Sie auf Ihre Wortwahl zu achten und formulieren einfache klare Sätze, um die neuen Funktionen zu erklären.

• Geben Sie den Angestellten Zeit, sich auf die neue Situation einzustellen und zeigen Sie Geduld und Verständnis. Überfordern Sie sie nicht gleich schon am Anfang und geben ihnen die Gelegenheit, die neuen Funktionen in Ruhe auszuprobieren und sich daran zu gewöhnen. Nehmen Sie ihnen auch die Angst davor, Fehler zu machen. Ohne den Druck gleich alles richtig machen zu müssen, werden sich die Mitarbeiter schneller an die neue Situation gewöhnen.

Damit der Digitalisierungsprozess ohne größere Probleme stattfinden kann, sollte es für Unternehmen eine hohe Priorität sein, ihre Mitarbeiter*innen intensiv darauf vorzubereiten. Wird mit überzeugenden Maßnahmen dafür gesorgt, dass den Mitarbeitern*innen die Ängste und Sorgen genommen werden, empfinden sie den Prozess nicht als Bedrohung und sie sehen die digitale Chancen. Sind die Mitarbeiter*innen davon überzeugt, dass der digitale Wandel mehr Vorteile als Nachteile bringt, werden sie mit Ihnen an einem Strang ziehen und Ihrem Unternehmen dabei helfen, eine gewinnbringende Transformation durchführen zu können. Damit ist die Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung geschaffen und schon bald können Sie Ihren Kunden einen noch besseren Service bieten.

6 Schritte für Ihren erfolgreichen Digitalisierungsprozess

1) Potentialanalyse und Business Case

Eine umfassende Potentialanalyse hilft Unternehmen, die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung zu verstehen und ihre Ressourcen effektiv einzusetzen.

Bei der Potentialanalyse der Digitalisierung werden verschiedene Aspekte betrachtet. Zunächst werden die aktuellen Geschäftsprozesse und -modelle des Unternehmens analysiert, um festzustellen, wo digitale Technologien eingeführt werden können, um Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen zu erzielen. Dies kann beispielsweise die Automatisierung von manuellen Aufgaben, die Einführung von Datenanalyse oder die Implementierung von E-Commerce-Lösungen umfassen.

Des Weiteren wird die Kundenperspektive einbezogen. Eine Potentialanalyse der Digitalisierung beinhaltet die Bewertung der Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden in Bezug auf digitale Lösungen. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Angebote an die Präferenzen der Kunden anzupassen und eine bessere Kundenerfahrung zu bieten. Die Nutzung digitaler Kanäle wie soziale Medien, Mobile Apps oder Chatbots kann Unternehmen helfen, eine stärkere Kundenbindung aufzubauen und neue Märkte zu erschließen.

Darüber hinaus werden bei der Potentialanalyse auch mögliche Risiken und Herausforderungen berücksichtigt. Dazu gehören beispielsweise Datenschutz- und Sicherheitsfragen, die Integration neuer Technologien in bestehende Systeme sowie die erforderlichen Investitionen und Schulungen für die Mitarbeiter. Die Identifizierung dieser Herausforderungen ermöglicht es Unternehmen, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um mögliche Hindernisse zu überwinden und einen reibungslosen Übergang zur digitalen Transformation zu gewährleisten.

Die Potentialanalyse der Digitalisierung ist ein iterativer Prozess, der regelmäßig überprüft und aktualisiert werden sollte, da sich Technologien und Geschäftsumfeld ständig weiterentwickeln. Unternehmen, die eine gründliche Potentialanalyse durchführen und die gewonnenen Erkenntnisse in ihre Strategien integrieren, sind besser gerüstet, um die Chancen der Digitalisierung zu nutzen und ihre Wettbewerbsposition zu stärken. Es ist daher entscheidend, dass Unternehmen die Digitalisierung als Chance betrachten und aktiv nach Möglichkeiten suchen, ihre Prozesse, Produkte und Dienstleistungen zu verbessern, um den Anforderungen einer zunehmend digitalen Welt gerecht zu werden.

2) Der Status Quo

Sollten wir einen Digitalisierungsprozess als sinnvoll erachten, nehmen wir im Anschluss eine umfassende Erfassung des aktuellen Zustands des Unternehmens vor. Es gibt verschiedene Wege, auf denen diese Bestandsaufnahme erfolgen kann. Durch Befragungen der Stakeholder wie Mitarbeitern und Kunden können wir Schwachstellen in den betrieblichen Abläufen, Trends, Versäumnisse, Chancen und Risiken aufdecken. Durch die Auswertung vorhandener Datensätze aus diversen Quellen legen wir den Grundstein für künftige Erfolge. Befragungen und Bestands-IT sind lediglich einige der verfügbaren Optionen. Oftmals erhalten wir ein tiefergehendes Verständnis des aktuellen Zustands nur durch umfangreiche Marktforschung und Analysen der Konkurrenz.

3) Der Soll-Zustand

Nachdem wir identifiziert haben, wo wir unseren Ausgangspunkt haben, stellt sich nun die Frage, welches Ziel wir anstreben. Eine präzise Zielsetzung ist nicht nur für die Entscheidungsträger von Bedeutung, um eine dauerhafte Orientierung zu haben, sondern kann auch für die gesamte Organisation einen Sinn stiften und motivierend wirken. Auch in diesem Fall ist es wichtig, relevante Stakeholder einzubeziehen, da isolierte Entscheidungen in komplexen Veränderungsprozessen aus Mitstreitern schnell Gegner machen können.

Je komplexer der Digitalisierungsprozess ist, desto schwieriger wird es, eine genaue Vorstellung davon zu haben, wie die endgültige digitale Lösung im Detail aussehen wird. Daher ist es wichtiger, Messgrößen zu definieren, anstatt konkrete Funktionen im Detail auszugestalten.

4) Die Strategie

Durch den Vergleich der Soll- und Ist-Situation erhalten wir eine deutliche Vorstellung davon, was getan werden muss. Wir erarbeiten konkrete Handlungsempfehlungen und teilen diese mit allen relevanten Stakeholdern des Projekts. Durch die Festlegung spezifischer Key Performance Indicators (KPIs) wird der Erfolg messbar und planbar.

5) Der Plan

Die erarbeitete Strategie fungiert als Leitlinie für uns. Im nächsten Schritt zerlegen wir den Arbeitsaufwand in einzelne Arbeitspakete und legen Zeitpläne fest. Dadurch können wir erste Vorhersagen über zu erwartende Erkenntnisse und Erfolge treffen. Bei der anschließenden Arbeitsplanung weisen wir die Aufgaben internen und externen Kräften zu, definieren und verteilen Verantwortlichkeiten und kommunizieren die entstandene Roadmap an die Stakeholder des Projekts.

6) Der Erfolg

Auf der Grundlage einer gezielten Planung und einer strategischen Ausrichtung müssen Transformationsprojekte zügig umgesetzt werden. Digitale Lösungen enden nicht mit ihrer Entwicklung, sondern müssen iterativ und marktorientiert getestet und weiterentwickelt werden. Um den Erfolgsgrad zu messen, beziehen wir die zuvor entwickelten KPIs aus Schritt 4 mit ein. Um neu entstandene Arbeitsweisen und Lösungen erfolgreich in einem Unternehmen zu implementieren, ist ein umfangreiches Change Management unverzichtbar.

Wieviel sollte ich in den Digitalisierungsprozess investieren?

Die Höhe der Investition in die Digitalisierung hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Art und Größe Ihres Unternehmens, Ihrer Branche, Ihrer Geschäftsziele und der spezifischen digitalen Lösungen, die Sie implementieren möchten. Es gibt jedoch einige Richtlinien, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können:

Budgetplanung: Überprüfen Sie Ihr Budget und identifizieren Sie den Betrag, den Sie für die Digitalisierung zur Verfügung haben. Berücksichtigen Sie dabei sowohl die anfänglichen Investitionen als auch die laufenden Kosten für Wartung und Aktualisierung.

Prioritäten setzen: Priorisieren Sie die Bereiche, in denen eine Digitalisierung den größten Mehrwert für Ihr Unternehmen bringen würde. Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, die Ihre Geschäftsziele unterstützen und Ihre Effizienz, Produktivität oder Kundenerfahrung verbessern.

ROI-Betrachtung: Machen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse, um das potenzielle Return on Investment (ROI) der Digitalisierung zu bewerten. Berücksichtigen Sie sowohl die direkten Vorteile wie Kosteneinsparungen oder Umsatzsteigerungen als auch die indirekten Vorteile wie verbesserte Kundenbindung oder operative Effizienz.

Externe Beratung: Ziehen Sie die Hilfe von Experten oder Beratern in Betracht, um Ihnen bei der Bewertung der Investitionskosten und des potenziellen Nutzens der Digitalisierung zu unterstützen. Sie können Ihnen helfen, realistische Einschätzungen zu treffen und die besten Lösungen für Ihr Unternehmen zu identifizieren.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Digitalisierung ein fortlaufender Prozess ist und dass Investitionen im Laufe der Zeit anfallen können. Beginnen Sie möglicherweise mit kleineren Schritten und skalieren Sie Ihre Investitionen im Einklang mit den Ergebnissen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens.

Was passiert wenn ich mein Unternehmen nicht digitalisiere?

Wenn Sie als Unternehmen nicht in die Digitalisierung investieren, während Ihre Mitbewerber dies tun, können Sie eine Reihe negativer finanzieller Auswirkungen erfahren:

1. Verlorene Umsätze: Wenn Ihre Wettbewerber durch Digitalisierung eine bessere Kundenerfahrung oder effizientere Prozesse bieten können, könnten Sie Kunden und damit Umsätze an sie verlieren.
2. Erhöhte Betriebskosten: Digitale Technologien können oft dazu beitragen, Prozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Ohne diese Investitionen könnten Ihre Betriebskosten höher sein als die Ihrer digitalisierten Mitbewerber.
3. Verpasste Geschäftschancen: Digitale Technologien können auch völlig neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnen, wie z.B. datengesteuerte Produkte oder Dienstleistungen. Ohne Investitionen in Digitalisierung verpassen Sie möglicherweise diese Chancen.
4. Verzögerte Reaktionszeit: Digitalisierte Unternehmen können oft schneller auf Marktveränderungen reagieren, was ein großer Vorteil in der schnelllebigen Geschäftswelt von heute sein kann. Ohne Investitionen in Digitalisierung könnten Sie langsamer reagieren, was zu verlorenen Marktanteilen führen kann.
5. Mitarbeiterbindung und -rekrutierung: Viele Arbeitnehmer schätzen Arbeitgeber, die in moderne Technologien investieren und eine zukunftsorientierte Vision haben. Wenn Sie nicht in Digitalisierung investieren, könnte es schwieriger sein, talentierte Mitarbeiter zu rekrutieren und zu halten.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Auswirkungen der Nicht-Digitalisierung je nach Branche und spezifischer Unternehmenssituation variieren können. Dennoch kann eine fehlende Digitalisierung langfristig zu erheblichen Nachteilen führen und die Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens gefährden.

Häufige Fragen zum Digitalisierungsprozess